ホワイトコンサルタントの水上です。

先日、こんな記事を書きました。

過去記事：労働先進国、欧州企業を見習って理想の労働環境を手に入れる！

わたしは休日、1分でも仕事してしまったら、休みではないと思っています。特に経営者は、仕事のこと、会社のことで24時間頭がいっぱいかと思います。だからこそ、メールや電話の対応を気にせず、休日・休暇を過ごすことはとても重要なのではないのでしょうか。

そこで、この記事の中でお約束したとおり、実際にうちの会社が実施している「仕事を気にせずゆっくり休むためのルール」を、今日はお話したいと思います。

 

1.帰社後は一切連絡しない。

帰ってからもついついPCを立ちあげてメールしてしまったり…。そんなことをしていると、何時であろうが、「連絡がつくのが当然」だと思われてしまいます。

お客さまへはもちろん、わたしから社員宛にメールやチャットしたりすることも一切ありません。伝えたいことがあるなら、翌営業日に伝えます。

「そもそも定時で帰れていないので…」という会社の方は、まずは「定時後は一切連絡しない」というところからはじめてみてはいかがでしょうか。21時になっても23時になっても、会社にいる限り電話したりメールしたりしていれば、そりゃ「何時でも連絡してOK!」だと、お客さまだって思ってしまいますよ。

 

2.携帯電話は使わない。

一部のお客さまを除いて、わたしは自分の携帯電話番号はお伝えしていません。事務所にかけていただいて出られない時は、打ち合わせ中です。どのみち電話には出られません。

もしどうしても携帯が必要なら、プライベート用の電話とは分け、仕事用の電話を会社が用意すべきですね。営業時間外は電源を切っておくか、事務所に置いておけば良いです。

 

3.連絡方法をバラバラにしない。

LINEやfacebookにチャット…、メール以外にも、メッセージを送れるツールは今やたくさんあります。お客さんによって、連絡方法（ツール）がバラバラだと、管理に必ずミスが生まれます。また、休暇中にSNS経由での連絡が気になってしまいます。うちの会社では、業務上の連絡はすべて「PCのEメール」で統一しており、お客さまにもご協力をお願いしています。

ちなみに「宛先間違いの誤送信」、よくありますよね。社内の人間に送るつもりが…、みたいな。お客さまから連絡先を統一するのとは逆に、社内への連絡ツールと、社外への連絡ツールは分けるべきですね。うちは社内連絡・やりとりはチャットワークで統一しています。

 

4.メールアプリは通知させない。

スマートフォンのメールアプリ、念の為にインストールはしてありますが、メールが届いても通知しない設定にしてあります。必要に迫られ、アプリを起動しない限り通知しません。メールチェックは基本的にPCで行います。

 

5.週末にリリース・納品しない。

金曜の夜や休暇の前日に、Webサイトをアップしたり成果物を納品することは、可能な限り避けています。理由は明白ですね。アップ後、何かしら予期しないことが 起こった場合の、休日対応を防ぐためです。

もしお客さまから、金曜の納品を希望されたとしても、休日は不測の事態に対応できない旨をお話すれば、理解していただけることがほとんどです。

 

6.休暇の告知をおろそかにしない。

WebサイトやSNSでの告知はもちろんですが、それだけでは不十分ですね。当然、進行中の案件に携わるすべての人が、WebサイトやSNSをチェックしているとは限りません。むしろチェクしていない人の方が多いでしょう。

わたしの会社では、長期休暇の一ヶ月程前から、メールの署名に休暇の告知を記載します。休暇までの1ヶ月間、メールでやりとりする方には全員に、前もって告知することができます。

お客さま・関係者さま全員分のメーリングリストをつくっておいて、配信しても良いかもしれませんね。

 

おまけ：体調不良など突発的にスタッフが休む場合

体調不良など、突発的にスタッフが休む時はこんな対応をとっています（仮にAくんが急遽休むとします）。

一時的にAくんのメールをすべて転送させてしまうのです。転送先は会社の代表メールアドレスでも良いでしょうし、ディレクターなり、緊急時に備えて判断・対応ができる人宛に設定します。

Aくんはメールを気にする必要は一切ありませんし、「知らない間に緊急の連絡がきていた」なんてこともなくなります（そもそも緊急の要件をメールで済ませてしまうのはどうかと思いますが 笑）。

 

まとめ：電話やメールを一切気にしなくても、業務上問題のない状態をつくる

要は、土日・休暇中に電話やメールを一切気にしなくても、業務上問題のない状態をつくればいいんです。休日・休暇にしっかり休めなければ、仕事の効率は下がる一方。えてしてリラックスしている時に、ふとアイデアが浮かぶこともありますしね。勉強・吸収する時間だって当然必要です。PCとネットがあればどこでもできてしまう仕事だからこそ、自分たちでメリハリをつくることが大切です。

休むときはしっかり休んで、営業日にはバリバリ働きましょう！